Aujourd’hui, nous abordons un thème bien connu des entreprises et surtout de ses employés : la réunionite. Ce terme péjoratif désigne cette habitude managériale à multiplier les réunions au point où leur grande fréquence et leur manque de structure se lient à de l’inefficacité. Bien que la réunionite soit liée au monde professionnel, les recommandations pour l’éviter ont une portée qui va au-delà de celui-ci. Par exemple, les projets de groupe des étudiants universitaires peuvent souffrir des inefficiences liées à des mauvaises réunions.

Mais avant de parler de solutions, penchons-nous d’abord sur ce phénomène.

Lors de travaux en équipe, il est important que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, qu’il y ait de la coordination et, pour ce faire, que les informations importantes soient connues de tous. Ceci donne l’impression que les réunions sont la solution miracle pour avoir tout le monde sur la même longueur d’onde. Il est alors tentant de les multiplier pour être sûr que tout fonctionne bien. Malheureusement, faire participer trop de personnes à trop de réunions a des conséquences. Tout d’abord, elles ne seront pas pertinentes pour tous les participants. Même s’il est important que l’intégralité des membres d’une équipe soit au courant des avancées d’un projet, seul une fraction des informations partagées seront essentielles pour la plupart. Cette situation conduira à une perte de motivation de certains des membres qui auront l’impression de se tourner les pouces, mais aussi une perte financière car le temps passé à ne rien faire est tout de même rémunéré. Si l’ambiance est négative, l’équipe entière peut avoir l’impression que le projet n’avance pas et que l’on s’éparpille quand bien même tout peut bien se passer. Il est donc important de laisser certaines personnes de côté.

Attention, car la théorie ne suffit pas. Les sensibilités humaines doivent être prises en compte. Par exemple, réunir une partie de l’équipe laissera potentiellement les membres non-convoqués avec le sentiment d’être mis de côté. Il faudra alors être clair que leur non-présence est due à une transmission des informations qui se veut plus judicieuse.

Heureusement, il y a des moyens de rendre ces moments de dialogue plus agréables pour tous, que ce soit dans un contexte professionnel ou estudiantin. Premièrement, il est primordial de se réunir pour une raison. Il ne faut surtout pas organiser des réunions pour se donner le sentiment d’avancer dans les projets. Elles doivent plutôt être un état des lieux des affaires courantes, où chacun parle de ce qu’il a fait dans le passé et afin de décider ce que l’on fera dans le futur. Deuxièmement, il est mieux d’avoir un objectif pour la rencontre. Au lieu d’arriver les mains vides, prévoir des choses à présenter aux autres et amener des solutions aux problèmes courants rendra ce moment plus constructif. Idéalement, il faudrait commencer la réunion en disant : « nous en sommes là et nous devons chercher des solutions pour ça ». Troisièmement, il faut être sûr qu’un rendez-vous physique soit nécessaire. Beaucoup de problèmes peuvent se régler par messages ou par communication informelle, par exemple, pendant la pause-café.

Éviter la réunionite découle généralement du bon sens. Les réunions ne sont pas intrinsèquement mauvaises, bien au contraire, mais il faut se donner les moyens pour faire que ces moments deviennent des échanges agréables plutôt qu’un fardeau institutionnel.

 

Luca Bron