Si en novembre 2019, les étudiant·e·s allaient à la chasse aux goodies et profitaient du buffet de la Career Networking Fair en discutant avec les représentant·e·s des entreprises présentes, il en a été tout autrement en 2020… .
La Career Networking Fair a normalement lieu dans le hall de l’Internef et réunit environ 800 personnes. Cette année le contexte pandémique a présenté de nombreux défis pour son maintien et son organisation. Il était primordial qu’elle ait lieu pour plusieurs raisons. Premièrement, permettre aux étudiant·e·s et aux entreprises de se rencontrer et d’échanger malgré les restrictions liées à la situation sanitaire. Deuxièmement, assurer un évènement propice au développement d’un réseau professionnel. Ce dernier est essentiel pour les étudiant·e·s souhaitant s’engager sur le marché du travail qui est sujet à de nombreuses modifications en ce moment.
Afin d’assurer le déroulement de la Career Networking Fair 2020 sans subir les conséquences des restrictions sanitaires, le Centre de Carrière a pris la décision, en août, que son format serait virtuel. Ce qui a nécessité plusieurs points d’adaptation. Le premier concernait le choix d’une plateforme d’évènements virtuels qui soit très stricte en matière de protection des données et qui ait déjà fait ses preuves en termes de fonctionnement lors d’évènements précédents. Le deuxième, la définition d’un programme, plus diversifié que d’habitude, proposant également des conférences. Le troisième, la mise en place d’un chat vidéo pour permettre des échanges interactifs entre les étudiant·e·s et les entreprises.
La plateforme et le programme
Suite à l’exploration d’une partie des très nombreuses options disponibles et en échangeant notamment avec d’autres universités suisses à ce sujet nous avons pu trouver l’option qui nous semblait la meilleure.
Cette dernière est non seulement fiable, peu sujette aux « bugs » et est très stricte par rapport au traitement et au stockage des données. Lors d’un évènement virtuel, beaucoup de données sensibles sont en jeux, tant du côté des participant·e·s que des exposant·e·s. C’est pourquoi, il est essentiel de considérer ce point tout comme celui de la facilité de navigation au sein de la plateforme comme des priorités. L’autre avantage de la plateforme consiste en sa modularité. C’est-à-dire qu’il est possible d’y greffer le système de chat de son choix ainsi que l’utilisation de tout type d’application pour webinars. Enfin, un autre point positif de la plateforme choisie est sa facilité d’utilisation et son esthétisme. Tous ces arguments ont convaincu les 35 entreprises de maintenir leur participation à la Career Networking Fair et de se lancer dans l’aventure de cet évènement virtuel. D’autant plus que pour un certain nombre d’entre elles, il s’agissait aussi d’une première.
Pour cet évènement, chaque entreprise a pu « brander » son stand virtuel en le personnalisant grâce au programme de traitement d’image de son choix. Dans un deuxième temps, les sociétés ont téléchargé les informations qu’elles souhaitaient partager avec les étudiant·e·s sur leur stand (flyers, brochures, liens directs vers des sites internet, vidéos, photos, …). Dans un troisième temps, les entreprises souhaitant proposer une conférence l’ont mise en place via la plateforme. Les étudiant·e·s intéressé·e·s ont ainsi pu choisir parmi une douzaine de webinars couvrant plusieurs thème allant de la présentation d’entreprise, à leur processus de recrutement ou encore traitant de la durabilité.
Le Centre de Carrière a accompagné chacune de ces entreprises dans la mise en place de leur stand et de leur webinar. Il a également paramétré tout le fonctionnement de la plateforme et les autres espaces virtuels auxquels les étudiant·e·s allaient avoir accès comme l’extérieur et l’entrée. Pour l’extérieur, notre équipe a recréé l’entrée de l’Internef et pour le lobby, nous avions notre propre stand avec un chat intégré pour informer et renseigner les étudiant·e·s. Nous nous sommes assuré·e·s du bon fonctionnement de l’évènement en testant régulièrement la plateforme. Nous avons également beaucoup communiqué en amont par mail avec les étudiant·e·s que ce soit pour les inscriptions, leur donner des conseils sur comment réseauter, l’attitude à avoir lors d’un évènement en ligne et enfin via des tutoriels vidéos sur l’utilisation de la plateforme. D’après un·e étudiant·e ayant participé à l’évènement : « J’ai trouvé que le format en ligne favorisait le contact individuel avec les entreprises, comme une sorte de mini-entretiens ». Cet avis est appuyé par celui de le·a représentant·e d’une entreprise pour qui « les changes étaient qualitatifs, nous avons pu prendre plus de temps avec les étudiants qui nous ont contacté.».
Okomo : la solution chat
Pour garantir les interactions entre les étudiant·e·s et les représentant·e·s des entreprises, nous avons choisi un système de chat live en mettant en place un partenariat avec la société Suisse Okomo. Grâce à leur outil, il était possible aux étudiant·e·s de « chatter » non seulement par écrit avec les représentant·e·s des entreprises mais également par vidéo. Les deux avantages de cette solution résident dans le fait qu’elle permettait, tout comme la plateforme choisie, un strict respect de la protection des données relatives aux conversations qui ont eu lieu et une grande facilité d’utilisation.
Virtuel et networking
Plus de 470 étudiant·e·s ont participé à cet évènement carrière et ont ainsi pu commencer à créer leur réseau professionnel ou continuer à le consolider. Les 35 entreprises participantes ont eu l’opportunité de se présenter et rencontrer nos étudiant·e·s parmi lesquel·le·s se trouveront peut-être leurs leaders de demain. Ce sont ces deux missions essentielles de la Career Networking Fair que le Centre de Carrière est parvenu à remplir en dépassant les limites imposées par le contexte sanitaire actuel et les « bugs » inhérents à l’informatique. Bien que le virtuel nous ait soutenu dans ce sens, nous espérons vivement que la version 2021 puisse se faire à nouveau en présentiel.
Alexandra Bumbaru, Valérie Hadjeres, Lisa Véronneau
Vos conseillères du Centre de Carrière HEC Lausanne