Le logiciel ERP, l’outil indispensable d’une entreprise saine

Si vous travaillez ou avez travaillé dans une entreprise de taille moyenne ou grande, vous avez forcément déjà côtoyé un ERP. L’ERP donc qui signifie Entreprise Resource Planning est le logiciel de gestion qui permet d’harmoniser les flux d’informations et les flux monétaires entre les différents départements d’une entreprise. Vous avez certainement déjà entendu parler de SAP qui est un des plus grands éditeurs d’ERP du marché. SAP, qui a notamment pour client Nestlé, propose une gamme très large de personnalisations et d’intégrations de logiciels spécifiques aux besoins de ses clients. C’est un des facteurs de leur succès puisque chaque industrie n’a pas les mêmes attentes en termes d’automatisation des processus et de gestion des flux. Bien qu’il y ait d’autres exemples d’éditeurs d’ERP connu comme Oracle ou Microsoft Dynamics, le but de cet article n’est pas de faire un comparatif, mais plutôt de développer les avantages et les spécificités de l’implémentation de ces programmes devenus indispensables aux entreprises souhaitant rester compétitives.

Choisir le bon programme

Lorsqu’une entreprise est créée ou qu’elle décide de se moderniser, elle doit choisir l’ERP qui saura au mieux répondre à ses besoins, pas facile au vu la taille de l’offre sur le marché. En effet, chaque industrie à des besoins différents en termes de spécification de l’ERP, il existe donc des programmes ERP génériques pour chaque segment de niche. Il est important de bien choisir l’ERP qui sera utilisé dans l’entreprise, car l’implémentation a un coût non négligeable et il est très risqué de faire une future migration vers un autre ERP dans le cas où le premier choix ne correspondrait pas aux attentes. Il est donc nécessaire de choisir l’ERP selon la taille de l’entreprise et selon la stratégie de croissance de cette dernière. De même, il est vital de sélectionner un logiciel qui correspond aux attentes de l’industrie et qui soit flexible en termes de personnalisations. Le marché des ERP étant très concurrentiel, il est nécessaire d’analyser le marché et la stabilité de l’entreprise qui développe le logiciel. En effet, de nos jours, la plupart des ERPs sont sous forme de location de service et l’accès au logiciel se fait à travers le cloud, ainsi, s’il existe un risque de faillite, de fusion ou d’acquisition de l’éditeur, il vaudra mieux éviter de sélectionner un ERP parmi les entreprises concernées. Car cette situation peut influer sur des modifications voir une annulation du service précontracté et donc, engendrer une migration forcée et coûteuse. De plus, stocker des données potentiellement sensibles appartenant aux clients sur des serveurs externes à l’entreprise peut entraîner des problèmes en matière de protection des données. Non seulement les données stockées sur des serveurs étrangers peuvent être régies sous une législation moins contraignante que la législation suisse en termes de traitement des données, mais aussi, le mandant qui loue les services de l’ERP doit s’assurer que la sécurité des données est garantie par le prestataire. Toutes ces contraintes doivent être ajoutées au cahier des charges qui permettra de choisir l’ERP le mieux adapté à l’entreprise.

L’implémentation et les tests

Une fois la plateforme choisie, vient la phase d’implémentation. De manière générale, la plupart des entreprises comprennent les avantages d’une implémentation rapide de l’ERP, c’est pourquoi les concepteurs d’ERP s’efforcent d’améliorer l’ergonomie des logiciels pour une configuration rapide et facile. Le temps de recherche et de planification avant l’implémentation d’un ERP ne doit pas être sous-estimé, au risque de devoir corriger beaucoup d’erreurs lors de la phase de test et de devoir retarder la production. De plus, les informations au sein de l’entreprise concernant le changement de système et son implication doivent circuler et être claires. De même, la résistance au changement doit être minimisée en expliquant les avantages aux collaborateurs d’une telle implémentation. Il faudra aussi être conscient des risques lors des transferts de données vers un nouveau système, les anciennes données pourraient ne pas être compatibles, plusieurs analyses doivent donc être menées en amont de l’implémentation. Une fois la transition opérée et dans le but de déceler les incohérences, il est primordial d’effectuer des tests sous conditions réelles et de ne pas se baser uniquement sur la théorie.

Les avantages fournis par l’ERP

Ce qu’il faut comprendre, c’est qu’avec un bon système ERP en place, la majorité des données de l’entreprise seront générées de manière automatique, cohérente et compatible. Chaque Business Process générera des données qui seront aussi utiles pour la traçabilité que pour l’analyse. En effet, à mesure que les performances des ordinateurs évoluent, la complexité et l’exactitude des modèles utilisés par les ERP grandissent. Avec notamment une démocratisation des simulations qui permettent de meilleures forcasts ou encore la création de dashboard affichant les données en temps réel pour de meilleures prises de décisions. Il existe aussi une révolution à travers l’automatisation des tâches et l’application de modèles d’intelligence artificielle. De surcroît, de plus en plus d’entreprises font le choix d’utiliser de l’IOT pour optimiser leur production et leur logistique. L’IOT, qui vient de l’anglais « Internet Of Things », regroupe l’ensemble des objets connectés qui génèrent d’importants flux de données qui devront à leur tour être stockés et gérés par un ERP. Par exemple, la technologie RFID, bien que n’étant pas récente, trouve un regain d’intérêt auprès des industries depuis quelques années grâce à la démocratisation des données pour l’automatisation des chaînes de productions. L’intérêt premier de cette technologie est d’identifier en tout temps à quel stade de fabrication se trouve un produit. Cela devient effectivement utile pour les entreprises disposant de plusieurs lieux de stockages, en liant l’ERP aux puces RFID il devient possible d’instantanément connaître la localisation des matières premières et des produits. Nous atteignons donc avec cette technologie des capacités de contrôle améliorées qui permettent aux managers de prendre de meilleures décisions. Ainsi, l’industrie 4.0 dont l’IOT fait partie, va petit à petit devenir un standard qui permettra une meilleure gestion des coûts et une plus grande traçabilité des produits. En effet, la démocratisation de la 5G et les innovations en matière d’objets connectés vont permettre le suivi en temps réel de tous les procédés de fabrication, de transport, de stockage et de vente. Donc, l’entreprise moderne doit intégrer dans sa stratégie un système de renseignement sur les avancées technologiques ainsi qu’un programme de formation des employés pour toujours profiter au maximum des capacités promulguées par l’ERP et ainsi garder un avantage concurrentiel.

Une analyse nécessaire

En définitive, les ERPs apportent un avantage concurrentiel qui permet aux entreprises de développer leur potentiel de croissance. Une large démocratisation des ERPs veut aussi dire qu’il devient intéressant d’effectuer des ponts entre les ERPs des différents acteurs de la chaîne d’approvisionnement, pour automatiser le partage d’informations et ainsi réduire la variance qui s’accumule tout au long de la chaîne de production. Toutefois, l’analyse menée en amont du choix de l’ERP est cruciale, car un ERP mal adapté à l’entreprise pourrait saboter la productivité de cette dernière, typiquement en multipliant les manipulations de données et en augmentant ainsi le risque d’erreur.