Conférence des Alumni HEC : « Comment lancer un événement en partant de zéro ? »

« Comment lancer un événement en partant de zéro ? »

Telle était la question au centre du webinar organisé par les Alumni HEC, jeudi 2 septembre à 12h, avec Grégory Saudan (HEC ’08) pour y répondre. M. Saudan est titulaire d’un Bachelor et d’un Master en Management de la Faculté HEC Lausanne ainsi que d’un certificat de Management du sport de l’IDHEAP Lausanne. Il a plus de 10 ans d’expérience en conseil stratégique et en gestion de projets publics et privés dans les domaines du sport, du loisir et du tourisme en Suisse et à l’étranger.

Il est notamment le créateur du Tour des stations. Cette cyclosportive qui fait le tour des stations du Valais central a fêté en août 2021 sa quatrième édition. A travers 15 destinations touristiques, la course a attiré cette année 2’850 participants de 48 nationalités différentes, encadrés par 600 personnes membres du staff. Les retombées économiques ne sont pas en reste : non content de contribuer à faire rayonner le Valais à l’internationale, l’événement a rapporté 900’000 CHF. Mais comment M. Saudan en est-il arrivé là ?

1. Avoir l’idée :

Quel est le rêve ?

Ici, celui de Grégory Saudan était d’organiser une course cycliste d’une certaine envergure dans le Valais. Après avoir envisagé le projet avec un ami pendant un certain temps, il était temps d’en faire une réalité. Le but était de faire de la course la « Patrouille des glaciers du cyclisme sur route » pour rendre le projet plus vendeur.

Faire partie des « Marmotte Granfondo Series » leur a également paru une bonne idée pour acquérir rapidement une certaine notoriété.

Avoir l’idée est une chose, une fois que le projet commence à se dessiner dans votre tête, que vous cernez plus précisément ce que vous voulez, il faut maintenant passer à l’action.

2. Structurer le concept :

Quels sont les points clés ?
Quel est le produit ?
Quel serait le budget estimé ?
Quel est le nom ?

Ici, positionner le Valais comme une destination cycliste, avec une course pour tous, pros et amateurs, offrant plusieurs catégories/circuits, et de faire de la course une grande fête du vélo. Pour être plus attractif, inclure un circuit « Everest », avec un dénivelé de 8848m…

Une fois le projet clair et assez bien défini, il faut chercher par où commencer. Le point de départ est ici d’obtenir le soutien des stations traversées, notamment celles accueillant le départ (Le Châble) et l’arrivée (Verbier) : il faut matérialiser le réel dans une présentation et une vidéo pour faire rêver les personnes concernées. Une fois la présentation prête, il est plus sûr de la tester avant sur des gens ayant de l’expérience dans le milieu.

Grégory Saudan et son ami ont par exemple fait leur présentation aux responsables du Tour de France 2009 pour leur demander leurs avis et précieux conseils. De la même manière, c’est un haut fonctionnaire du Valais qui leur a suggéré de demander à Verbier d’accueillir l’arrivée de la course.

3. Créer l’équipe du projet :

Comment envoyer des milliers de participants sur route ouverte ?
Quelles compétences cela requiert-il ?
Comment les obtenir ?

Sortant de HEC Lausanne, M. Saudan avait déjà de solides compétences en marketing et management. Il lui a donc fallu trouver d’autres personnes avec de l’expérience dans les courses cyclistes, la sécurité, la logistique… Après recrutement de bénévoles d’abord, un organigramme se dessine. On définit un cahier des charges (que demande-t-on aux stations partenaires, qu’implique la communication concrètement, etc.).

« Smaller is bigger », mieux vaut travailler dans un petit groupe dynamique et plus accessible qu’avec des gros groupes plus lents à avancer, des comités etc.
« Experience is key », M. Saudan et son ami avaient déjà participé à des cyclosportives, travaillé avec de telles organisations. Pour eux, l’un des éléments déclencheurs a été le recrutement des responsables parcours et sécurité, qui avaient une grande expérience personnelle et professionnelle dans les courses cyclistes et ont ainsi permis d’améliorer la course jusque dans les détails.

4. Convaincre les partenaires :

Qui sont les partenaires-clés pour être crédible ?
Comment les convaincre à supporter le projet ?
Quelle date pour l’évènement ?

Il faut trouver des partenaires clés, en lien avec le thème du projet. Pour le soutien du canton du Valais, notre hôte est allé parler à différents secteurs (police, économie, Office du sport/Fédération cycliste valaisanne) pendant 5 mois, afin de les faire adhérer au projet un par un. Viennent ensuite les stations et communes partenaires, puis les responsables des Marmottes Series.

Pour convaincre tout ce monde, il faut du temps, de la détermination, et bien sûr des arguments uniques, comme l’idée de la « Patrouille des glaciers du cyclisme sur route » : prenez l’opportunité de soutenir une course pro, dure et attractive, qui attire tous les passionnés de vélo du Valais et d’ailleurs et constitue un vrai produit touristique estival pour le canton. Mettre en avant ses atouts et les opportunités qu’ils offrent est crucial. Les organisateurs ont présenté aux stations ce qu’ils leur demandaient concrètement, par exemple une lettre de soutien officiel au projet, avec l’autorisation d’emprunter les routes communales.

Tous les avis ont un intérêt
Les sponsors viendront plus tard

5. Trouver le financement :

Combien doit-on chercher ?
Qu’est-ce qu’on recherche ?
Qu’est-ce qu’on propose ?

Les soutiens publics sont le socle de base de garantie budgétaire pour le Tour des Stations. Cette garantie est complétée par les inscriptions, qui nécessite de bien communiquer le bon produit, et le sponsoring privé, qui est difficile et demande de la patience. S’il suffit de remplir un formulaire pour les soutiens publics, on n’obtient pas toujours de réponse chez les sponsors démarchés. La communication est essentielle, des médias aux réseaux sociaux, qui font connaître la course aux cyclistes mais aussi à de nouveaux sponsors.

L’importance du réseau
Ne pas avoir peur d’insister ! M. Saudan n’a eu un rendez-vous avec la Coop qu’après la quatrième édition
Calculer/montrer aux sponsors l’apport potentiel même hors évènement
Il n’y a pas toujours de logique : Odlo a appelé Grégory Saudan un matin pour devenir sponsor, sans avoir été démarché
Trouver le décisionnaire qui va croire en votre projet, comme un haut placé qui aime le vélo
Trouver des marques de renom qui attirent
Externaliser les services (merchandising, boissons) : vous serez déjà bien occupé ailleurs

Réaliser un projet d’une telle ampleur peut vite être décourageant si l’on ne connaît pas la marche à suivre. Grégory Saudan nous a fait part au travers de ce webinar, de son expérience unique dans ce domaine, en nous livrant en cinq étapes détaillées un plan clair pour mener à bien même le plus abouti des évènements, et ce en partant de zéro. Nous l’en remercions chaleureusement ainsi que les Alumni HEC, et espérons que cet article vous aidera à donner vie à vos rêves !